NYHET: 2009-04-03 / NUMMER: 2-09
”Första gången jag inte har någon koll alls”
Efter ett par månader med den nya redovisningsmodellen är osäkerheten fortfarande stor. Läget är på vissa håll förvirrat och uppgivet.
Att situationen är allvarlig, bekräftar Mats Glavå, prefekt på juridiska institutionen.
– Alla är väldigt oroliga. Det är sjätte gången jag lägger en budget men det är första gången jag inte har någon koll alls. Vi har haft god ekonomi i många år men nu vet jag inte om vi kommer att gå med överskott eller underskott.
Trots att han välkomnar ett tydligare system efterlyser Mats Glavå kalkyler som visar på konsekvenser i den ekonomiska redovisningen.
– Det stora arbetsmiljöproblemet är inte reformen utan osäkerheten. Jag vill se hur det fungerar i skarpt läge, svart på vitt. Inte bara i teori utan i riktiga siffror.
Reformen har enligt Mats Glavå skapat mycket extraarbete som främst har drabbat administratörer och ekonomer.
Institutionens högskolesekreterare Anna Wahle är ledamot i den lokala arbetsmiljökommittén. Hon menar att alla mådde så dåligt i samband med budgetarbetet att kommittén beslöt att anmäla ärendet som ett arbetsmiljöproblem som orsakat stress och oro bland personalen.
– Jag kan inte förstå att en så stor organisation som GU inför något så drastiskt utan att först göra en konsekvensanalys. Alla andra administrativa system har ju testkörts innan de tagits i bruk för att undvika de värsta barnsjukdomarna.
– Informationen uppifrån har varit undermålig, hela processen har varit otydlig och tydliga instruktioner har saknats.
I december, när budgeten skulle läggas, var osäkerheten som störst, berättar Anna Wahle.
– Vi ringde runt till varandra som galningar. Inte heller vår fakultetsekonom kunde förklara alla detaljer. Vi har länge accepterat halvfärdiga lösningar och nya administrativa system men nu är måttet rågat. Jämfört med tidigare system får den nya redovisningsmodellen effekter för all personal.
De befarar att samarbetsklimatet försämras i en modell som går ut på att institutionerna gör affärer med varandra där det råder olika spelregler.
– Modellen främjar inte tvärvetenskap och samarbete mellan institutioner eftersom jakten på den lägsta kostnaden kommer att bli styrande. Nu ska vi ta ut 80 procent i påslag för undervisning för att få full kostnadstäckning, men om vi inte gör det får vi i slutändan stå för fiolerna, säger Anna Wahle.
Mats Glavå tycker att det är otillfredsställande.
– Man kan räkna på flera sätt och istället för olika schablonnivåer på institutionerna måste vi få ett påslag som är lika för alla. Annars blir samarbetet lidande och det kan inte vara meningen med reformen.
Mats Glavå menar att det är väl sent att göra en konsekvensanalys nu, men han är glad för att ledningen äntligen har insett allvaret.
– Hela reformen är dåligt implementerad. Det är vi som får ta smällarna om det blir underskott eller om vi tvingas säga upp personal. Så har det visserligen alltid varit men det blir ännu mer kännbart i ett system där man inte kan överblicka konsekvenserna.
Han ifrågasätter också klassificeringen av vad som ingår i direkta och indirekta kostnader.
– Vad man ska räkna som en OH-kostnad är ett normativt ställningstagande. Detaljerade klassificeringar innebär alltid en osäkerhet och en risk för fel.
Allan Eriksson
Två stora problem återstår att lösa. Det ena gäller medfinansiering och det andra internhandel.
Annars är risken stor för svåra samarbetsproblem.
– Det finns inga enkla lösningar utan alla förändringar kräver noggrannhet och analys. I ett ekonomisystem av vår storlek kan en väldigt stor mängd transfereringar och förändringar i en del få stora konsekvenser för hela systemet, säger prodekan Sven-Åke Lindgren, som leder den projektgrupp som analyserar konsekvenserna av den nya modellen.
Gruppen ska presentera sin slutrapport den 31 mars.
– Vi kommer att presentera en genomlysning av problem och svårhanterliga konsekvenser och lämna en del förslag till åtgärder. Men jag vill inte föregripa gruppens arbete genom att säga något om det nu.
Sven-Åke Lindgren säger att han har full förståelse för att många prefekter känner en stor osäkerhet.
– Det är svårt att göra prognoser men det ekonomiska läget kommer att klarna under våren. Nu när faktiska kostnader bokförts ser man tydligare effekterna av påslagen. En del problem är fortfarande olösta och det finns en villrådighet som dessvärre drabbar prefekterna.
Han tror dock inte att läget är så allvarligt som en del befarar. Generellt finns en överdriven oro och försiktighet i planeringen av ekonomin.
– I förändringstider tenderar man att ta i på kostnadssidan och vara försiktig med intäkter. Så brukar det vara. Jag tror att många har överbudgeterat och det blir sannolikt överskott på intäkter för indirekta kostnader på en del håll. Om en institution är framgångsrik med att dra in fler externa projekt än planerat stannar ju också överskottet på institutionsnivån.
Sven-Åke Lindgren framhåller att cheferna får mer att säga till om i den nya modellen. På både gott och ont.
– Prefekterna utsätts för ett större tryck idag. Det är självklart att många forskare vill få besked om hur det blir med medfinansiering. Men prefekterna måste ta ställning till om institutionen kan gå in och medfinansiera indirekta kostnader för projekt som inte är fullt finansierade. Här är ett av problemen att råden inte kommer att tillämpa den nya principen förrän för ansökningar som görs 2010.
Den största fördelen med reformen är att alla kostnader blir synliga på olika nivåer, menar Sven-Åke Lindgren.
– Nu får vi svart på vitt reda på hur stora kostnaderna är. Vad kostar UB, IT, studentservice och forskningsadministration på olika nivåer? Vad får vi för pengarna?
En annan konsekvens är att reformen kan gynna stora institutioner. Små enheter med liten omslutning men med höga kostnader för administration och ledning har relativt högt procentuellt påslag.
– Det kan driva mot större institutioner, för med en större bas kan man på ett rimligare sätt dela på administration och ledning. Men det är inte säkert att det gäller alla.
Bara för att ett nytt redovisningssystem har körts igång ska man inte sitta med händerna i kors, menar Sven-Åke Lindgren.
– Vi kan inte bara låta systemet ha sin gång. Även om det inte är säkert att vi kan göra något på kort sikt, får vi långsiktigt ett underlag för att kunna göra förändringar. Om OH-påslagen är för höga? Det vet vi först i efterhand när vi kvalitetssäkrat våra beräkningar och jämfört med andra lärosäten. Det kan leda till att vi blir mer aktsamma och kvalitetsmedvetna om vad vi får för pengarna, säger Sven-Åke Lindgren, som uppmanar alla institutioner att noga gå igenom alla siffror och klassificeringar, så att man har räknat rätt.
Arbetsgruppen är nu ute och besöker alla fakultetsledningar för att stämma av hur det går.
– Dekanerna är måna om att få klara besked och att den nya reformen ska bli så rättvis och genomlyst som möjligt. Alla vill minska komplexiteten och arbetsbördan, sammanfattar Sven-Åke Lindgren.
Fakta/Ny OH-modell
Sveriges universitets- och högskoleförbund, SUHF, har tagit fram den nya modellen för full kostnadsredovisning, som infördes vid årsskiftet. Förenklat innebär den att alla kostnader och intäkter ska bli synliga på samtliga nivåer inom organisationen.
Tidigare har en större del av kostnaderna, inklusive lokaler, varit dolda. Den stora förändringen är att alla kostnader och intäkter förs ut till institutionerna. Läs mer om reformen i GU Journalen nr 1, 2009.
AV: ALLAN ERIKSSON
Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://www.medarbetarportalen.gu.se/aktuellt/gu-journalen/arkiv/2009/nummer-2-09/ny-modell-skapar-oro/?skipSSOCheck=true&referer=http%3A%2F%2Fwww.medarbetarportalen.gu.se%2Faktuellt%2Fgu-journalen%2Farkiv%2F2009%2Fnummer-2-09%2Fny-modell-skapar-oro%2F
Utskriftsdatum:
2024-03-29